Үй мүлкін түгендеуге екі тізімдеме қажет

Жылдық есеп алдындағы үй мүлкін түгендеу әдемі папка жасау үшін өткізілмейді. Ол меншік иелеріне тексеруге болатын төрт сұрақтың жауабын беруі керек: үйде не бар, ол кімге тиесілі, қандай күйде және олардың ақшасына сатып алынған заттар қайда кетті. Комиссия ескі кестені қайта көшіріп, оған бір-екі жаңа бұрғыны ғана қосса, есептегі сомалар сәйкес келген күннің өзінде жылдық есеп дұрыс болмайды.

Ең жиі кездесетін қате алғашқы санауға дейін жасалады. Кондоминиумның ортақ мүлкін МИБ немесе басқарушы ұйымның активтерімен араластырады. Бір тізімге лифт, сорғы, төрағаның ноутбугі, бояудың қалдығы және мердігердің бөтен сатысы кіріп кетеді. Мұндай ұзын тізімдемеден меншік құқығын да, айырманың бухгалтерлік салдарын да түсіну мүмкін емес. Дұрыс түгендеу осы қабаттарды бөліп, әрқайсысын өз дереккөзімен салыстырады да, содан кейін ғана жиналысқа арналған нәтижені жинақтайды.

Алдымен үй мен МИБ мүлкін бөліңіз

Үйдің ортақ мүлкі пәтер, тұрғын емес үй-жай, тұрақ орны және қойма иелеріне ортақ үлестік меншік құқығымен тиесілі. Бұл Қазақстан Республикасының «Тұрғын үй қатынастары туралы» Заңында тікелей жазылған. МИБ осы мүлікті басқарады, оны күтіп-ұстауды ұйымдастырады және жиналыс шешімдерін орындайды, бірақ МИБ тіркелгенде шатыр, тік құбырлар, баспалдақ алаңдары мен лифт жабдығы заңды тұлғаның меншігіне өтпейді.

Сонымен бірге МИБ-тің өз мүлкі болуы мүмкін. Мысалы, жиналыс есеп жүргізуге арналған компьютер, принтер, шаруашылық құралдары, сайман, басқарма бөлмесіне жиһаз немесе шамдар қорын сатып алуды мақұлдады. Нақты тану тәртібі құжаттарға, пайдалану мерзіміне, құнына және есеп саясатына байланысты. Бухгалтер бір затты ұзақ мерзімді активке, екіншісін қорларға жатқызады, ал үшіншісін пайдалануға берген кезде есептен шығарып, оның тұрған жері мен жауапты тұлғасын бақылауда қалдырады.

Сондықтан аралауды бастамас бұрын кемінде екі тіркелімді ашыңыз:

1. Кондоминиум объектісінің ортақ мүлкі ведомосы: конструкциялық элементтер, ортақ пайдаланылатын үй-жайлар, инженерлік жүйелер және үйге қызмет көрсететін жабдық.
2. Заңды тұлғаның активтері мен қорларының түгендеу тізімдемесі: МИБ сатып алған, алған немесе жауапты сақтауға қабылдаған және есепте көрсететін мүлік.

Басқарушы компанияның мүлкі үшін тағы бір бөлік қажет. Оның құралдары мен техникасы үйдің ішінде тұрғанымен, меншік иелерінің мүлкіне айналмайды. Мердігердің мүлкін, жалға алынған аспаптарды, провайдердің жабдығын және жауапты сақтауға қабылданған заттарды бөлек белгілеңіз. Бухгалтерлік есеп жүргізу қағидалары субъектіге тиесілі емес мүлікке және жарамсыз болған мүлікке бөлек тізімдеме жасауды талап етеді.

Бұл бөлу келесі шешімді анықтайды. МИБ-тің жоғалған перфораторы бухгалтерлік жетіспеушілік туғызады. Істемейтін ортақ үй сорғысына ақау актісі, жөндеу немесе ауыстыру туралы шешім және үйді күтіп-ұстау шығыстарын көрсету қажет, бірақ сорғы ешқашан МИБ балансында заңды түрде есепке алынбаса, оны сол баланстан автоматты түрде шығаруға болмайды.

Бұйрық күн мен жауапкершілікті бекітеді

Түгендеуді төрағаның немесе жарғы мен есеп саясаты өкілеттік берген басқа органның бұйрығы бастайды. Бұйрықта негізді, нақты санау күнін, басталу және аяқталу мерзімдерін, орындар мен мүлік санаттарының тізімін, комиссия құрамын, комиссия төрағасын, материалдық жауапты тұлғаларды және құжаттарды бухгалтерге беру мерзімін көрсетіңіз. «Үй мүлкін тексеру» деген тұжырым тым жалпылама: комиссия жертөле, шатыр, электр қалқан бөлмелері, арба қоятын орындар, басқарма бөлмесі, басқарушы компанияның қоймасы және қызметкерлерге берілген заттар жұмысқа кіре ме, соны білуі керек.

Бухгалтерлік есеп жүргізу қағидалары басшылық бұйрығымен бекітілген комиссияны талап етеді. Материалдық жауапты тұлға өз учаскесін тексеруге қатысады, бірақ сол учаскедегі комиссия құрамына кірмейді. Түгендеу басталғанға дейін ол кіріс және шығыс құжаттарын бухгалтерияға тапсырғанын, түскен мүлікті кіріске алғанын және шыққан мүлікті рәсімдегенін жазбаша растайды. Бұл қолхат жай рәсім емес: онсыз санаудан кейін қалдықты өзгертетін «өткен күнмен» жасалған жүкқұжат оңай пайда болады.

Комиссия құрамында затты ажыратып, оның күйін бағалай алатын адамдар болуы керек. Бухгалтер тіркелімдермен салыстыруға жауап береді, техник жабдықты таниды және зауыттық тақтайшаларды оқиды, үй кеңесінің өкілі орындар мен сатып алу тарихын тексеруге көмектеседі. Егер үй бұрынғы ПИК-тен немесе уақытша басқарушы компаниядан істерді қабылдап жатса, тапсырушы тарапты шақырыңыз, ал оның өкілі келмесе, бас тарту фактісін тіркеңіз. Тапсырушы тараптың болмауы мүлікті санауға кедергі келтірмейді, бірақ актіде кімнің қатысқаны ашық көрсетілуі керек.

Тексеру күні әдеттегі қор қозғалысын кемінде аралау уақытына тоқтатыңыз. Апаттық қызмет санау кезінде фитинг алып кетсе немесе мердігер материал әкелсе, комиссия кіріс немесе беріліс туралы бөлек белгі жасап, құжатты тіркейді. Әйтпесе бір жәшікті екі рет санау немесе қойма мен жұмыс орны арасында жоғалту оңай.

Операцияларды есепке енгізудің шекті сәтін алдын ала белгілеңіз. Мысалы, 27 желтоқсан сағат 18:00-ге дейінгі бүкіл қозғалыс есеп қалдығына кіреді, ал одан кейінгі кіріс пен берілісті комиссия санау аяқталғанша бөлек тіркелімде жүргізеді. Бұл ережені бухгалтерге, диспетчерге, техникке және мердігерлерге хабарлаңыз. Тізімдеме күні мен бухгалтерлік қалдық күні сәйкес болмаса, олардың арасындағы қозғалыс ведомосын тіркеңіз. Мұндай байланыстырусыз адал саналған мүліктің өзі есеппен сәйкес келмейді, ал комиссия болмаған жетіспеушілікті іздеуге уақыт жоғалтады.

Құралды өзі сақтайтын әрі оны сатып алуға қол қойған төрағаны комиссияның жалғыз мүшесі етіп тағайындамаңыз. Мұндай акт дауға төтеп бермейді. Шағын МИБ-тің өзінде шартпен жұмыс істейтін бухгалтер мен үй кеңесінің мүшесін қосуға болады, ал техникалық маманды есепке алу жөніндегі шешімді оған бермей, затты тануға тартуға болады.

Жадқа емес, бағытқа сүйеніп санаңыз

Мүліктің нақты бар-жоғын ол тұрған жерде қарап, санап, өлшеп немесе таразылап тексереді. Бұрынғы аралаудың фотосуреттері, сантехниктің сөзі және бухгалтерлік бағдарламадағы қалдық тексеруді алмастырмайды. Комиссия алдын ала жасалған бағытпен жүріп, әр аумақты толық аяқтайды, сонда ол жерге басқа тізіммен қайта оралмайды.

Көппәтерлі үй үшін ыңғайлы бағыт мынадай:

1. Басқарма бөлмесі мен мұрағат: жиһаз, кеңсе техникасы, мөрлер, кілттер, аспаптар және актив құжаттары.
2. Шаруашылық қоймасы: сайман, құралдар, арнайы киім, шығыс материалдары және шешіп алынған бөлшектер.
3. Жертөле мен техникалық бөлмелер: сорғылар, тораптар, қалқандар, ысырмалар, ортақ үй аспаптары және мердігерлерге берілген жабдық.
4. Кіреберістер, шатыр және аула: шамдар, есік жапқыштар, камералар, шлагбаумдар, балалар мен спорт жабдығы, абаттандыру элементтері.
5. Үйден тыс заттар: қызметкердегі сайман, жөндеудегі жабдық, мердігердегі материалдар және басқа қоймадағы мүлік.

Ортақ мүлік ведомосында әр кірпішті санаудың қажеті жоқ. Қызмет көрсетуге болатын жеке объектілер мен олардың құрамдастарын күтіп-ұстауды жоспарлауға және жағдайдың өзгергенін дәлелдеуге жететін деңгейде егжей-тегжейлі есепке алыңыз. Шатыр үшін ауданы, жабын түрі, жөнделген бөліктері және тексеру күні көрсетілген бір жол орынды. Сорғылар тобы үшін зауыттық нөмірлері бар әр сорғыны бөлек жазу керек, өйткені олардың біреуі ауыстырылуы немесе жөндеуде тұруы мүмкін.

Бар-жоғын және жарамдылығын шатастырмаңыз. Сорғы орнында тұрғанымен, іске қосылмауы мүмкін. Камера қасбетте ілініп тұрғанымен, жазба жүргізбеуі мүмкін. Тізімдемеде нақты бар-жоғын техникалық күйінен бөлек көрсетіңіз, ал ақауды актімен немесе диагностикаға өтініммен растаңыз. Түгендеу комиссиясы техникалық қорытындысыз күрделі жабдықты жарамсыз деп жарияламауы керек.

Құны төмен болғандықтан жиі еленбей қалатын кілттерді, пульттерді, тасымалды өлшеу аспаптарын және жинақтаушы бөлшектерді бөлек тексеріңіз. Машина бөлмесінің жоғалған кілті жоқ орындықтан қауіпті. Оны жоғалтқанда есеп жөніндегі шешіммен шектелмей, қолжетімділікті бағалау керек: көшірмелер кімге берілді, цилиндрді ауыстыру қажет пе, беру журналы сақталды ма.

Үйді қабылдау кезінде ескі актідегі қолды мүліктің бар екенінің дәлелі деп санамаңыз. Қабылдау-тапсыру актісінде «тізбеге сәйкес жабдық» деп жазылып, тізбе болмаса, қосымшаның жоқтығын жеке алшақтық ретінде тіркеңіз. Әйтпесе жаңа МИБ ешкім тексермеген толықтықты іс жүзінде растап береді.

Тізімдеме затты қайта табуға көмектесуі керек

Жақсы тізімдеме «бұл нақты қайда жатыр және сол заттың өзі екенін қалай білеміз» деген сұраққа жауап береді. «Құрал, 12 дана» деген атау жауап бермейді. Бір айдан кейін осы он екі заттың ішінде нақты бұрауыш болғанын ешкім дәлелдей алмайды, ал жетіспеушілік туралы дау жорамалға тіреледі.

Әр зат немесе біртекті топтама үшін тұрақты өрістер жиынтығын толтырыңыз. Оны кестеге, есеп жүйесіне немесе есеп саясатында бекітілген нысанға көшіруге болады:

Опись №: ______   Дата и время: ______   Место: ______
Ответственное лицо: ______   Основание проверки: приказ №____ от ____

№ | Категория права | Наименование и назначение | Марка/модель
  | Заводской или инвентарный № | Единица | По учёту | Фактически
  | Состояние | Точное место | Документ поступления | Стоимость по учёту
  | Расхождение | Фото/акт | Примечание комиссии

«Құқық санаты» түсінікті мәндердің бірін қабылдайды: меншік иелерінің ортақ мүлкі, МИБ активі, МИБ қоры, басқарушы компанияның мүлкі, жалға алынған, сақтауға қабылданған, мердігер мүлкі, шығу тегі анықталып жатыр. Бұл өріс құқықтық талдауды алмастырмайды, бірақ бөтен сорғыны кездейсоқ МИБ кірісі ретінде есепке алуға жол бермейді.

Бухгалтерлік есеп жүргізу қағидалары тізімдемені белгілі бір күндегі мүліктің нақты бар екенін растайтын құжатқа жатқызады. Қағидалар кемінде екі дана жасауды және комиссияның барлық мүшесі мен материалдық жауапты тұлғаның қол қоюын көздейді. Бастапқы есепке алу құжаттарының нысандары Қаржы министрінің № 562 бұйрығымен бекітілген. Егер МИБ қосымша ведомосқа өз нысанын әзірлесе, «Бухгалтерлік есеп және қаржылық есептілік туралы» Заң бастапқы құжаттың міндетті деректемелерін талап етеді: атауы, күні, ұйым, оқиғаның мазмұны, өлшем бірліктері, жауапты тұлғалар мен олардың қолдары, сондай-ақ сәйкестендіру нөмірі.

Нақты санды алдын ала толтырмаңыз. Комиссия алдымен затты көреді, содан кейін нәтижені жазады. Қағаз тізімдемедегі бос жолдарды сызып тастаңыз, түзетулерді анық енгізіп, сол қатысушылардың қолдарымен растаңыз. Тексеру күніне жасалған есептің бастапқы көшірмесін бөлек сақтаңыз. Ол болмаса, салыстыру ведомосы нақты санды бухгалтер аралаудан кейін түзетіп қойған қалдықпен салыстыруы мүмкін.

Қол қою алдында іріктеп бақылау санауын өткізіңіз. Бірнеше қымбат объектіні, жиі қолданылатын бірнеше материалды және әр жабық бөлмеден кемінде бір позицияны алыңыз. Тексеруші тізімдемеден затқа қарай, содан кейін кері бағытта, кездейсоқ таңдалған заттан жолға қарай жүреді. Бірінші бағыт жоқ мүлікті анықтайды, екіншісі комиссия жазбай кеткен затты табады. Айырма болмаса да, бақылау тексеруінің нәтижесін қысқа актімен рәсімдеңіз: бұл қолдардың тексеруден кейін қойылғанын көрсетеді.

Фотосурет объектіні тануға көмектеседі, бірақ тізімдеме жолы мен қолды алмастырмайды. Орынның жалпы көрінісін, затты, нөмірді немесе зауыттық тақтайшаны және ақауды түсіріңіз. Файл атауын жол нөмірімен байланыстырыңыз, мысалы INV-2026-03-017_2. Қажет болмаса, адамдардың жүзін, пәтерлерді, телефон нөмірлерін және басқа дербес деректерді суретке түсірмеңіз.

Есепке алынбаған мүліктің алдымен шығу тегі анықталады

Табылған затты интернет-дүкендегі бағамен үндемей балансқа қоса салуға болмайды. Комиссия оны алдымен нақты табылған әрі есепке алынбаған мүлік ретінде бөлек бөлімде тіркейді, содан кейін шығу тегі мен иесін анықтайды. Мұндай тәртіп МИБ-ті бөтен мүлікті өзінікі деп танудан және меншік иелері бұрын төлеген затқа қайта ақша жұмсаудан қорғайды.

Шарттарды, жүкқұжаттарды, орындалған жұмыс актілерін, банк төлемдерін, аванстық есептерді, ескі түгендеу карточкаларын, құрылыс салушы мен бұрынғы ПИК-тен қабылдау актілерін, жиналыс шешімдерін және мердігермен хат алмасуды тексеріңіз. Сериялық нөмір затты көбіне шотпен немесе кепілдік талонымен байланыстырады. Егер сорғы ортақ мүлікті жөндеу жұмыстарының құрамына кірсе, МИБ-те оған бөлек карточка болмаса да, ол орнатылған құрамдас бөлік ретінде барлық меншік иесіне тиесілі болуы мүмкін.

Комиссия хаттамада ненің анықталғанын, қандай құжаттардың жоқ екенін және қандай әрекет ұсынатынын көрсетеді. МИБ активі бойынша бухгалтер қолданылатын стандарт пен есеп саясатына сай тану мен бағалауды анықтайды. Бухгалтерлік есеп жүргізу қағидаларында табылған артық мүлік кіріс деп танылып, кіріске алынатыны анық жазылған. Бірақ бұл норма табылған мүлік субъектіге тиесілі екені анықталғаннан кейін ғана қолданылады.

Шығу тегі әзірге анықталмаса, асығыс бухгалтерлік жазба жасамай, бақылау карточкасын ашыңыз: уақытша нөмір, сипаттама, тұрған жері, жауапты тұлға, беруге тыйым салу, тексерілетін құжаттар тізімі және шешім мерзімі. Хаттамада құрылыс салушыдан немесе бұрынғы басқарушыдан актіні кім сұрататынын көрсетіңіз. «Иесіз» мәртебесін қолдануға болмайды, өйткені сіздің папкаңызда қағаздың болмауы басқа адамның меншік құқығын тоқтатпайды.

Тұрғындар үйге өз еркімен берген затқа да құжат қажет. Қабылдау актісінде беруші, алушы, зат, оның күйі, құны немесе оны анықтау тәсілі және беру мақсаты жазылуы керек. Меншік иесі жарамды сатыны қоймада қалдырып кетсе, бұл әлі МИБ-ке сыйға тарту емес. Алдымен оның анық еркін білдіргенін алыңыз немесе затты алып кетуді ұсыныңыз.

Жетіспеушілік бір актімен шығысқа айналмайды

«Нақты» бағанындағы айырма қоймашыны бірден айыптауға емес, себептерді тексеруге негіз болады. Зат жөндеуде болуы, қызметкерге берілуі, басқа кіреберіске орнатылуы, акті бухгалтерге тапсырылмай есептен шығарылуы немесе екі нөмірмен қате жазылуы мүмкін. Комиссия соңғы түгендеуден кейінгі қозғалысты тексеріп, жауапты тұлғадан жазбаша түсініктеме алады.

Одан кейін жағдайларды бөліңіз. МИБ активінің расталған жетіспеушілігі бойынша Бухгалтерлік есеп жүргізу қағидалары шығысты немесе кінәлі тұлға анықталса, оның берешегін көрсетуді көздейді. Есеп әдемі көрінуі үшін артық мүлік пен жетіспеушілікті еркін өзара жабуға болмайды. Қайта сұрыптау нәтижесін өзара есепке алу бір кезеңде, бір жауапты тұлғада, бір атаудағы қорлар бойынша және бірдей мөлшерде ғана ерекшелік ретінде рұқсат етіледі.

Жоғалған ортақ мүлік үшін бухгалтерлік қисын басқа. Ортақ ақшаға сатып алынып, есікке орнатылған есік жапқыш жоғалса, комиссия құрамдастың жоқтығын, жағдайды және үйге келген залалды тіркейді. Содан кейін қалпына келтіру шаралары, талап қою, ұрлық белгісі болса арыз беру және шығыс туралы уәкілетті органның шешімі қажет. Бөлменің кілті белгілі бір адамда болғаны үшін ғана оның берешегін жасауға болмайды.

Бүлінген мүлікке жарамсыз мүліктің бөлек тізімдемесін жасап, ақау актісін тіркеңіз. Күрделі жабдық бойынша жөндеу мүмкіндігі, қалған ресурсы және істен шығу себебі туралы маман қорытындысын алыңыз. Техник қарамай тұрып «сорғыны есептен шығару» туралы шешім көбіне басқа фактіні жасырады: сорғы істеп тұр, ал іске қосқыш немесе автоматика бұзылған.

Комиссия хаттамасында эмоция емес, дәлелдер тізбегі болуы керек:

1. Есепте не тұрғаны және қандай құжаттың негізінде тұрғаны.
2. Комиссия нақты күні, нақты жерде не тапқаны.
3. Қандай құжаттар мен түсініктемелер тексерілгені.
4. Қай себеп расталды деп танылғаны және ненің анықталмағаны.
5. Қандай есептік, құқықтық және техникалық әрекеттер ұсынылғаны, олардың жауаптылары мен мерзімдері.

Бұрынғы ПИК мүлік пен құжаттарды бермесе, өткен күнмен мінсіз бастапқы тізімдеме жасамаңыз. Нақты бар мүлік актісін, қолда бар құжаттар бойынша берілмеген позициялар тізбесін және тапсырушы тарапқа қойылатын талаптардың бөлек тіркелімін жасаңыз. Сонда меншік иелері жаңа басқару тексерген нәрсе мен ол қалпына келтіруге тырысып жатқан деректің шекарасын көреді.

Салыстыру бухгалтерлік жазбалармен аяқталады

Бухгалтер әр жолды есеппен салыстырмайынша, комиссия айырмаларды қарамайынша және басшылық хаттаманы бекітпейінше түгендеу аяқталмайды. Бухгалтерлік есеп жүргізу қағидалары тізімдемелерді, актілерді және салыстыру ведомостарын бухгалтерияға беруді талап етеді. Нәтижелер тексеру аяқталған айда көрсетіледі, ал жылдық түгендеу нәтижелері жылдық қаржылық есептілікке кіреді.

Салыстыру ведомосында есептегі қалдық, нақты саны, құндық айырма және ұсынылған реттеу көрсетіледі. «85 000 теңге жетіспейді» деген қорытындымен шектелмеңіз. Жиналыс пен бухгалтерге нақты позициялар керек: қандай объект, бастапқы және баланстық құны, тозуы, саны, шығу негізі, кінәлі тұлға дәлелденсе оның кім екені және шешім құжаты.

Басқа МИБ-тің бухгалтерлік жазбаларын көшірмеңіз. Шоттар заттың ұзақ мерзімді актив немесе қор ретінде танылғанына, пайдалануға бергенде есептен шығарылғанына, амортизацияның болуына, кімге тиесілі екеніне және кінәлі тұлғаның анықталғанына байланысты. Бухгалтер жазбаны есеп саясатына, қолданылатын стандартқа және Шоттардың үлгілік жоспарына сай таңдайды. Комиссия факт пен себепті анықтайды, бірақ бухгалтердің орнын баспайды.

Жазбалардан кейін жұмыс тәртібіндегі олқылықтарды да жабыңыз. Түгендеу нөмірлерін жапсырыңыз, құралдарды қызметкерлерге беруді рәсімдеңіз, сақтау орындарын белгілеңіз, кілт журналын ашыңыз, жабдық карточкаларын шарттармен және актілермен байланыстырыңыз. Бір бұрғы жыл сайын «артық» болып табылса, мәселе комиссияда емес, құжат қозғалысының дұрыс болмауында.

Бақылау сомасын тексеріңіз: қорытынды ведомостағы активтер құны түзетулерден кейін тиісті талдамалық тіркелімдермен сәйкес келуі керек. Пайдаланудағы материалдар санын таңдалған бақылау тәсілімен салыстырыңыз. Ортақ мүлік ведомосын МИБ балансымен емес, техникалық құжаттармен және инфрақұрылым тіркелімімен салыстырыңыз.

Жылдық есеп қойманы емес, шешімді көрсетеді

Кондоминиум объектісін басқару жөніндегі жылдық есеп пен заңды тұлғаның қаржылық есептілігі өзара байланысты, бірақ екеуі бір құжат емес. «Тұрғын үй қатынастары туралы» Заңның 46-бабы жылдық есепті меншік иелері мен үй кеңесіне келесі жылдың 1 сәуіріне дейін тұрғын үй-коммуналдық шаруашылық саласындағы ақпараттандыру объектілері арқылы және (немесе) көпшілікке қолжетімді орындарға орналастыру арқылы ұсынуды талап етеді. Заң басқару шығыстарына жатпайтын қосымша шығыстар болса, оларды көрсетуді және дербес деректерді қорғау талаптарын сақтауды да міндеттейді.

Қолдар, телефон нөмірлері, жауапты тұлғалардың есімдері және тасымалды техниканың сериялық нөмірлері бар өңделмеген тізімдемені көпшілікке арналған есепке қоспаңыз. Меншік иелеріне толық көрініс керек, бірақ ақпаратқа қолжетімділік дербес деректерді қорғау мен мүлік қауіпсіздігін жоққа шығармайды. Толық жинақты бухгалтерлік құжаттармен бірге сақтаңыз, үй кеңесіне өкілеттігі шегінде қолжетімділік беріңіз, ал жылдық есепке жинақ кесте мен шешімдерді енгізіңіз.

Ыңғайлы жинақ бір бетке сыяды:

Категория | На начало | Поступило | Выбыло | Фактически | Расхождение | Решение
Активы ОСИ | ...       | ...       | ...    | ...        | ...         | ...
Запасы ОСИ | ...       | ...       | ...    | ...        | ...         | ...
Общее имущество с дефектами | количество объектов | устранено | осталось | план и сумма
Чужое имущество на хранении | количество | подтверждено документами | требует оформления

Кестеден кейін әрбір елеулі позицияға түсініктеме беріңіз. Мысалы: «Есепте екі перфоратор тұрған. Біреуі 18 желтоқсандағы акт бойынша жөндеуге берілген және орындаушы оны растады, екіншісі қоймадан табылды. Жетіспеушілік жоқ». Немесе: «Комиссия бейнетіркегішті таппады, есептегі құны осынша. Түсініктемелер алынды, материалдар өтеу мәселесін шешуге берілді, негіз анықталғанға дейін берешек танылған жоқ».

Жабылмаған айырма бойынша күтілетін ыңғайлы қорытындыны емес, есеп күніндегі мәртебені көрсетіңіз. Қандай әрекеттер орындалғанын, тексеруді кім жүргізіп жатқанын, қандай құжат күтілетінін және мәселенің қашан қайта қаралатынын жазыңыз. Келесі айлық немесе жылдық есепте бұрынғы позицияның нөмірін көрсетіп, нәтижесін беріңіз. Әйтпесе бір жетіспеушілік жыл сайын жаңа мәселе болып көрінеді, ал меншік иелері жиналыс тапсырмасының орындалғанын білмейді. Есеп жарияланғаннан кейін бухгалтерлік бағалау өзгерсе, есеп қағидалары бойынша түзету жасап, оны меншік иелеріне бөлек түсіндіріңіз.

Ортақ үй жабдығын жөндеу және ауыстыру құнын бекітілген смета мен нақты шығыстарға байланыстырыңыз. Сонда меншік иесі «сорғы істемейді» деген сөзді ғана емес, қаржылық салдарын да көреді: не төленді, қай баптан төленді, жұмысты қандай құжат растады, жаңа жарна немесе сметаға өзгеріс керек пе. Шығынды шаруашылық шығыстарының жалпы жолына жасырмаңыз.

QABAT үйдің инфрақұрылым тіркелімін, құжаттарын, шығыстары мен есептілігін бір жүйеде ұстауға мүмкіндік береді, бірақ бастапқы актілер, меншік құқығы және комиссия шешімі дұрыс рәсімделуі керек. Бағдарлама құжаттар арасындағы үзілістерді азайтады, бірақ расталмаған болжамды фактіге айналдырмайды.

Жиналысқа бөлек шешім жобалары беріледі

Жиналысқа «түгендеу мен жылдық есепті толығымен бекіту» деген бір шешім ұсынбаған дұрыс. Меншік иелері бір жылдағы шығыстармен келісіп, жоғалған құралды қосымша тексеруді талап етуі мүмкін. Біріктірілген тұжырым әртүрлі мәселелерге бір пакетпен дауыс беруге мәжбүрлеп, орындауды қиындатады.

Жиналыс пен жарғы құзыреті шегінде бөлек жобалар дайындаңыз:

1. Көрсетілген күндегі түгендеу нәтижелері мен қосымшалар тізбесін назарға алу.
2. Нақты ортақ жабдықты жөндеу немесе ауыстыру іс-шарасын және шығыс көзін бекіту.
3. Төрағаға жетіспейтін құжаттарды алуды, тапсырушы тарапқа талап қоюды немесе тәуелсіз бағалау ұйымдастыруды тапсыру.
4. Мүлікті сақтау, беру және құжаттау жөніндегі ішкі қағидаларға өзгерістерді мақұлдау.
5. Ақауды жоюға сметада жоқ шығыс қажет болса, сметаны түзетуді қарау.

Дәлелсіз «кінәліні тағайындауды» жиналыстан сұрамаңыз. Комиссия мән-жайды анықтайды, уәкілетті тұлға талап қояды, ал өтеу туралы дау ерікті түрде немесе заңда белгіленген тәртіппен шешіледі. Жиналыс хаттамасы заттың нақты адамға берілгенін дәлелдемейді.

Жиналыс материалдарына бұйрықты, қол қойылған тізімдемелерді, салыстыру ведомосын, комиссия хаттамасын, ақау актілерін, есепке арналған жинақты және шешім жобаларын тіркеңіз. Көпшілікке арналған нұсқада дербес және қауіпсіздікке қатысты мәліметтерді жабыңыз. Жиналыс хаттамасында «шара қолдану» деген сөзбен шектелмей, объектіні, соманы, қаржыландыру көзін, жауаптыны және мерзімді дәл көрсетіңіз.

Кез келген жол бойынша жылдық есептен шешімге, комиссия хаттамасына, тізімдемеге және бастапқы құжатқа дейін кері өтіп, содан кейін затты өз орнынан қайта табуға болса, түгендеу тексеруге төтеп береді. Осы тізбек үзілсе, оны жиналысқа дейін түзетіңіз. Дауыс берілгеннен кейін активтің болған-болмағаны және кімге тиесілі екені туралы дауласу әлдеқайда қымбатқа түседі.