ММИ-дегі қолма-қол жарналарды қалай есепке алу керек

ММИ-де қолма-қол ақшаны меншік иесінен төлем қабылдаудың ерекше тәсілі ретінде қолдануға болады, бірақ ол төрағаның қалтасында, үстел тартпасында немесе есептің атаусыз жолында жатпауға тиіс. Әрбір түсімді нақты төлеушімен және жарна түрімен байланыстырып, қабылдаған сәтте рәсімдеп, касса кітабына өткізіп, үйдің банктік шотына жеткізу керек.

Негізгі қауіп банкноттың өзінен туындамайды. Қауіп тізбектегі үзілістерден шығады: ақша түбіртексіз қабылданды, ККО кешке өткен күнмен жазылды, ағымдағы және жинақ жарналары араласты, ал шам сатып алу төрағаның жеке картасымен төленіп, мессенджердегі хаттың суретімен расталды. Мұндай жағдайда меншік иесі тек қолма-қол ақшаны және үздіксіз құжаттар тізбегінің жоқтығын көреді. «Үйдегілердің бәрі ақшаның қайда кеткенін біледі» деген түсініктеме бухгалтерлік есепке, тексеруге және сотқа ештеңе дәлелдемейді.

Қолма-қол ақшаны төраға емес, касса қабылдауға тиіс

ММИ заңды тұлға ретінде қолма-қол ақшаны тек ұйымдастырылған касса арқылы қабылдайды. Мұндағы касса міндетті түрде терезесі бар бөлек бөлме деген сөз емес. Бұл бекітілген тәртіп, тағайындалған кассир немесе басқа уәкілетті қызметкер, ақша сақтау орны, кассалық құжаттар, касса кітабы және нақты қалдықты бақылау.

Бухгалтерлік есеп жүргізу қағидаларын бекіткен Қазақстан Республикасы Қаржы министрінің № 241 бұйрығы қолма-қол ақшаны кіріс кассалық ордермен рәсімдеуді талап етеді. ККО нысаны бастапқы есепке алу құжаттарының нысандары туралы № 562 бұйрықпен бекітілген. Төлеушіге бас бухгалтердің немесе уәкілетті адамның және кассирдің қолдары қойылған түбіртек беріледі, мөр бар болса, ол да басылады. Егер субъект бақылау-касса машинасын қолданса, түбіртектің орнына БКМ чегін береді, бірақ бұл операцияны ішкі есепте және касса кітабында көрсету міндетін жоймайды.

Төраға өз атынан жай ғана қолхат жаза алмайды. Мұндай қолхат жеке тұлғаның ақша алғанын растайды, бірақ ММИ-дің кассалық құжатын алмастырмайды және меншік иесінің қай міндеттемесі бойынша төлем есептелгенін көрсетпейді. Жеке картаға аудару одан да қауіпті: банк көшірмесі бірлестікке түскен ақшаны емес, екі жеке тұлға арасындағы есеп айырысуды көрсетеді. Кейін үйдің ақшасы неге төрағаның қолында болғанын және оның ММИ-ге шынымен берілгенін дәлелдеуге тура келеді.

Алғашқы қолма-қол төлемді қабылдамай тұрып, ішкі тәртіпті бекітіңіз. Онда ККО-ға қол қоюға жауапты адамдарды, кассирді және оны алмастыратын адамды, қабылдау уақыты мен орнын, ақшаны банкке өткізу мерзімін, қалдық шегін, сақтау тәсілін, касса кітабына қол жеткізу ережесін және күтпеген түгендеу тәртібін атаңыз. Штат шағын болғандықтан төраға бірнеше қызметті қатар атқарса, шешім мен бақылау әсіресе анық болуы керек: оның құжаттарын кім салыстырады және істі тапсырған кезде қолма-қол ақшаны кім санайды.

Жұмыс тізбегі былай жүреді: бухгалтерия ККО-ны тіркейді, кассир ақшаны қабылдап, санайды, түбіртек береді, дереу касса кітабына жазба енгізеді, содан кейін соманы тиісті шотқа өткізеді. Осы әрекеттер арасындағы кез келген үзіліс құжатта көрінуі керек. Әйтпесе бір түсімді ұмытып кету, екі рет өткізу немесе басқа үй-жайға жатқызу оңай.

Жарна түрі банктік шотты айқындайды

«Пәтер үшін» деген жазу жеткіліксіз, себебі заң ағымдағы, жинақ және нысаналы ақшаны бөледі. Олардың мақсатын жиналыс шешімі, бекітілген смета, нақты үй-жай бойынша есептеулер және «Тұрғын үй қатынастары туралы» заңның нормалары айқындайды. Төлеушінің өтініші осы негіздерге қайшы келсе, кассир төлем мақсатын оның қалауымен таңдамайды.

Ағымдағы жарна бекітілген смета бойынша кондоминиум объектісін басқару шығындарын өтейді. Жинақ жарнасы күрделі жөндеуге арналған және жинақ шотына түседі. Жинақ шотындағы ақша тек күрделі жөндеу мақсатына және жиналыс шешімімен жұмсалады. Нысаналы жарна жылдық сметада жоқ іс-шараға жиналады; оны жинау, мөлшері, мерзімі және басқа шарттары туралы шешімді де жиналыс қабылдайды, ал заң бұл ақшаны ММИ-дің ағымдағы шотына аударуды талап етеді.

Осыдан қолданбалы ереже шығады: қолма-қол ақша кассасы үйдің бөлек қоры емес, қысқа транзит қана. Алынған ақшаны меншік иесінің дербес шотына және жарна түріне бөліп, кейін мақсатына сай банктік шотқа өткізу керек. Жинақ төлемін ортақ кассада қалдырып, кейін кіреберісті тазалауға жұмсауға болмайды, тіпті үйге тазалықшы шұғыл керек болса да. Шұғылдық ақшаның нысаналы режимін өзгертпейді.

ККО мен түбіртекте тек тегін ғана көрсетпеңіз. Кемінде үй-жай немесе дербес шот, кезең, жарна түрі, цифрмен және жазбаша көрсетілген сома, есептеудің негізі, құжаттың күні мен нөмірі керек. Нысаналы жинақ үшін жиналыс хаттамасының күні мен нөмірін көрсеткен пайдалы. Бір меншік иесі жарнаның үш түріне ортақ сома әкелсе, бөлек ККО рәсімдеген немесе кемінде қосымшада анық бөлініс берген қауіпсіз. «Жарналар» деген мақсатпен жазылған бір ККО берешек туралы алғашқы сұрақ туғанда-ақ дау шығарады.

Басқа меншік иесі үшін төленген төлемді де дұрыс сәйкестендіруге болады. Құжатта ақша енгізген адам мен міндеттемесі өтелетін адамды бөліп жазыңыз: «Айтбаева А.А.-дан 47-үй-жай үшін қабылданды, меншік иесі Садыков Б.Б.». Түбіртек ақша енгізген адамда қалады, ал талдамалық есеп тиісті үй-жайдың берешегін жабады. Бұл ескерту болмаса, бухгалтер ақшаны басқа жерге есептеуі мүмкін, сонда екі тарап та өз уәжін дұрыс санайды.

Төлем мақсатын анықтау мүмкін болмаса, болжамаңыз. Түсімді уақытша анықталмаған төлем ретінде есепке алатындай рәсімдеңіз, төлеушіден жазбаша нақтылау сұраңыз, содан кейін ғана талдамалық есепте ауыстырыңыз. Қағидалар кассалық және банктік бастапқы құжаттарды түзетуге тыйым салады. Қате ККО-ның үстінен сызып немесе мәтінді қайта жазбайды: оны қабылданған тәртіппен күшін жойған құжат ретінде сақтап, дұрыс құжат рәсімдейді.

ККО мен БКМ чегі әртүрлі міндет атқарады

Кіріс кассалық ордер ұйым кассасына ақша түскенін растайды. БКМ чегі тауар сату, жұмыс орындау немесе қызмет көрсету кезіндегі ақшалай есеп айырысуды растайды және Салық кодексінің қағидалары бойынша фискалдық мәліметтерді жібереді. Төраға бір құжат екіншісін барлық жағдайда алмастырады деп ойласа, қате осы жерден шығады.

2025 жылғы Салық кодексінің 110-бабы, егер бапта босату көзделмесе, ақшалай есеп айырысу кезінде БКМ қолданудың жалпы талабын белгілейді. Бірақ осы тараудағы ақшалай есеп айырысу ұғымының өзі тауарларды, жұмыстар мен көрсетілетін қызметтерді сатумен байланысты. Тұрғын үй туралы заң мен жиналыс шешімі бойынша ортақ мүлік шығындарына белгіленген меншік иелерінің жарналарын ММИ-дің қызмет сатуымен автоматты түрде теңестіруге болмайды. Бұл ретте ККО кассалық бастапқы құжат ретінде бәрібір міндетті.

Осы айырманы ММИ үшін БКМ-нен жаппай босату деп түсінуге болмайды. Бірлестік бөлек қызмет жүргізуі, қызмет үшін ақы алуы немесе мүлік сатуы мүмкін. Ондай кезде бухгалтер дәл сол операцияны саралап, Салық кодексінің және БКМ қолдану қағидаларының қолданыстағы редакциясын тексеруге, ал күмән болса, салық кеңесшісінің немесе мемлекеттік кірістер органының жазбаша ұстанымын алуға тиіс. Коммерциялық емес ұйым мәртебесінің өзі әр төлемнің сипаты туралы сұраққа жауап бермейді.

Ішкі регламентте әдеттегі түсімдерді және олардың әрқайсысына қажет құжатты тізіп жазыңыз. Мысалы, меншік иесінің ағымдағы жарнасы түбіртегі бар ККО бойынша өткізіліп, оның есептеуіне жатқызылады. Зиянды өтеу, бөлек қызмет үшін төлем, ортақ мүлікті жалға беруден түскен кіріс және есеп берілетін соманың қайтарылуы өз саралауын және негізін қажет етеді. БКМ тексерісінен қашу үшін кез келген соманы «жарна» деп атамаңыз: қате атау операцияның экономикалық мазмұнын өзгертпейді.

БКМ керек болса, кассир қолданыстағы қағидалар бойынша міндетті деректемелері бар чек береді. Чек ММИ-ді үй-жай, негіз және мақсат бойынша талдамалық есеп жүргізуден босатпайды. Дербес шот көрсетілмеген «қызмет» деген фискалдық жол меншік иесіне берешектің қай ай үшін өтелгенін түсіндіре алмайды, ал фискалдық чек қажет болған жағдайда дербес шоттағы жазба БКМ міндетін орындамайды.

Жылына бір рет немесе заң өзгергеннен кейін операциялар кестесін қайта қарап шығыңыз. Бұл әсіресе бухгалтер ауысқанда, ақылы қызмет пайда болғанда немесе қызметтердің бір бөлігі басқарушы компанияға берілгенде қажет. «БКМ керек пе?» деген сұрақ өткен кезеңнің чектерін көрсету талабы түскеннен кейін емес, алғашқы төлемге дейін шешіледі.

Касса кітабы күн сайын сәйкес келуге тиіс

Касса кітабы жекелеген ордерлерді нақты банкноттармен байланыстырады. Бухгалтерлік есеп жүргізу қағидалары әр ордер бойынша ақша алынғаннан немесе берілгеннен кейін бірден жазба енгізуді талап етеді. Жұмыс күнінің соңында кассир айналымдарды санайды, қалдықты шығарады және кіріс пен шығыс құжаттары тіркелген кассир есебін бухгалтерияға береді.

Бес түбіртекті жұма күні кітапқа бір сомамен енгізбеңіз. Мұндай тәсіл әр түсімнің күнін жасырады, нөмірлеуді бұзады және ақша ММИ-де болғанымен, есеп оны жоққа шығаратын кезең жасайды. Меншік иесі түбіртекті жоғалтса немесе берешекке дау айтса, оқиғаны қалпына келтіру әлдеқайда қиын болады.

Күнделікті ең аз салыстыру төрт шамадан тұрады:

1. Күн басындағы касса кітабы бойынша қалдық.
2. Бір күндегі барлық ККО сомасы.
3. Бір күндегі барлық ШКО сомасы.
4. Күн соңындағы нақты қолма-қол ақша, ол бастапқы қалдыққа кірісті қосып, шығысты шегергенге тең.

Бұған ақшаны банкке өткізуді бақылауды қосыңыз. Қолма-қол ақша салу туралы банк түбіртегі немесе өзге құжат кассадағы шығыс операциясымен сәйкес келуі керек, ал банк көшірмесі тиісті шотқа түскенін көрсетуге тиіс. Қолма-қол ақша банкке салу үшін қызметкерге берілсе, оны беру рәсімін және шотқа түскенге дейінгі кезеңдегі жауапкершілікті құжаттаңыз. «Бухгалтерге бердік» деген сөз кассаны жаппайды.

Банктің қолжетімділігі мен үйдің нақты жұмыс кестесін ескеріп, қалдықтың ішкі шегін және өткізуге қысқа мерзім белгілеңіз. Шоттардың заңдық режимі жинақ ақшасын айдың соңына дейін сақтаудың ыңғайынан маңызды. Ірі сома ММИ бөлмесінде неғұрлым ұзақ жатса, ұрлық, араластыру және меншік иелерінің шешімінсіз пайдаланды деген айып қаупі соғұрлым жоғары.

Кассир, төраға немесе басқарушы компания ауысқанда, тапсыру күні түгендеу жүргізіңіз. Комиссия ақшаны санап, кітапты және пайдаланылмаған құжаттардың нөмірлерін салыстырады, жетіспеушілікті немесе артық соманы белгілейді, актіге қол қойып, кілттер мен қолжетімділікті береді. Кассаны жалпы актідегі «құжаттар мен мүлік тапсырылды» деген бір жолмен қабылдамаңыз. Бір аптадан кейін конвертте қанша сома болғанын және оның қай үйге тиесілі екенін ешкім есіне түсіре алмайды.

Электрондық касса кітабын жүйе реттілікті, қолжетімділікті және құжаттарды алу мүмкіндігін сақтаса қолдануға болады. Ол кешегі жазбаларды білдірмей өзгертуге мүмкіндік бермеуі керек. Кезең бойынша жүктеме, әрекеттер журналы, сақтық көшірме және құқықтарды бөлу төраға жалғыз өзі қайта жаза алатын әдемі экраннан пайдалырақ.

Есеп берілетін ақша сатып алуға дейін беріледі

Есеп берілетін сома ММИ қызметкері нақты шаруашылық шығынды қолма-қол төлеуі керек және шарт бойынша қолма-қол ақшасыз төлем жасау шынымен қолайсыз болған кезде қажет. Бұл төрағаның кез келген шығынын өтеу тәсілі де, шаруашылық меңгерушісінің тұрақты жеке әмияны да емес.

Бухгалтерлік есеп жүргізу қағидалары есеп берілетін соманы субъект қызметкерлеріне, сондай-ақ жіберуші тараптың қызметкерлеріне беруге рұқсат етеді. Есеп саясаты мақсатқа қарай аванстық есепті тапсыру және қалдықты қайтару мерзімдерін белгілеуге тиіс. Демек, ММИ негізін тексермей ойдан шығарылған «үш күндік жалпы ережені» қолданбай, ішкі құжатта орынды мерзімдерді өзі белгілейді.

Ақша берілгенге дейін өтінім немесе қызметтік жазба рәсімдеңіз. Онда мақсат, соманың шегі, жұмсау мерзімі, есеп беретін күн, болжамды жеткізуші немесе сатып алу түрі және шығынның бекітілген сметаға не жиналыстың бөлек шешіміне кіретінін растау қажет. Басшы бұрыштама қояды, бухгалтер бұрынғы аванстар бойынша берешекті тексереді, содан кейін касса шығыс кассалық ордерін рәсімдейді. ШКО-ға басшылық, бас бухгалтер немесе уәкілетті адам және кассир қол қояды.

Шешімнің пайдалы нысанында мынадай мәтін болуы мүмкін:

Выдать Касымову Р.С. под отчёт 85 000 тенге
на аварийную замену участка трубы в доме по адресу: ______.
Предельный срок расходования: 14 августа 2026 года.
Авансовый отчёт и остаток представить до 17 августа 2026 года.
Основание: строка 4.2 утверждённой годовой сметы.

Бұл жазба ШКО-ны алмастырмайды, бірақ ақша беруді өкілеттікпен және бюджетпен байланыстырады. Сома сметадан тыс нысаналы жұмысқа керек болса, алдымен жиналыс шешімі мен ақша көзін тексеріңіз. Мердігер бүгін төлеуді талап еткені үшін төраға қаражаттың мақсатын өзгерту құқығын алмайды.

Егер ішкі тәртіпте сирек кездесетін ерекшелік пен бөлек келісу нақты жазылмаса, бұрынғы аванс бойынша есеп бермеген адамға жаңа аванс бермеңіз. Бірнеше ашық сома араласып, чектер бір есептен екіншісіне ауысады, ал қалдықты тексеру мүмкін болмайды. Ұдайы жасалатын ұсақ сатып алулар үшін шығыстардың шектеулі тізбесі мен шағын жаңартылатын процесті анықтаған дұрыс, бірақ әр аванс бәрібір құжаттармен жабылуға тиіс.

Жеке ақшаға сатып алу есеп берілетін ақшаны алдын ала беруден өзгеше. Бірінші жағдайда ММИ алдын ала ештеңе бермеген, ал адам расталған шығынды өтеуді сұрайды. Мұндай өтеуге жазбаша тәртіп бойынша, өкілеттікті, сметаны және құжаттарды тексергеннен кейін ғана жол беріңіз. Әйтпесе шаруашылық дүкенінен алынған кез келген чекті бухгалтерияға әкеліп, үйдің шығысы деп жариялауға болады.

Аванстық есеп ниетті емес, шығысты растайды

Аванстық есеп берілген соманы ММИ қабылдаған және бастапқы құжаттармен расталған шығындар бөлігінде ғана жабады. Аванстық есеп нысаны № 562 бұйрықпен бекітілген. Есеп беретін тұлға есепті жасайды, түпнұсқа құжаттарды тіркейді, бухгалтер тексереді, ал басшылық қабылданған соманы бекітеді.

Операцияға қарай есепке фискалдық чек, тауар чегі, жүкқұжат, орындалған жұмыстар актісі, шот немесе өзге құжат тіркелуі мүмкін. Бір кассалық чек көбіне тек соманы және жалпы атауды көрсетеді. Одан саны, нақты тауар, сатушы немесе үйдің жұмысына қатысы түсініксіз болса, олқылықты толықтыратын құжат сұраңыз. Сатып алынған бөлшектің суреті ішкі бақылауға көмектеседі, бірақ бастапқы құжатты алмастырмайды.

Тексеруші бес сұраққа жауап іздеуі керек:

• Сатып алуға шығын жасалғанға дейін рұқсат берілді ме немесе ол ерекшелік ретінде тиісті түрде мақұлданды ма?
• Шығын бекітілген сметаға, апат кезіндегі міндетке немесе жиналыс шешіміне жата ма?
• Құжаттарда күн, сатушы, операция мазмұны, саны және сомасы бар ма?
• Тауар ММИ-ге берілді ме, кіріске алынды ма немесе қажет кезде актімен орнатылды ма?
• Қалдық ККО бойынша кассаға қайтарылды ма, ал артық шығын өтеуге бөлек мақұлданды ма?

Мысалы, қызметкерге 85 000 теңге берілді. Құжаттар бойынша 61 400 теңгенің материалдары және 8 000 теңгенің жеткізуі қабылданды. Қалдық 15 600 теңге болады. Қызметкер оны кассаға қайтарады, кассир ККО мен түбіртек рәсімдейді, ал бухгалтер кассалық құжаттың көшірмесін аванстық есепке тіркейді. Қызметкер 90 000 теңге жұмсаса, артық 5 000 теңге автоматты түрде ММИ қарызына айналмайды: басшылық алдымен артық шығынның негізін тексеріп, содан кейін ғана өтеуді рәсімдейді.

Алкоголь, жеке азық-түлік, айыппұл немесе үйге қатысы жоқ тауар чегін жалпы сома аванс шегінде қалды деп «теңестіруге» болмайды. Бухгалтер расталмаған шығынды алып тастайды, ал есеп беретін тұлға тиісті ақшаны қайтарады. Аванстық есепте бір тауарды екіншісімен алмастыру жалған бастапқы құжат жасайды және тәуекелді қол қойғандардың бәріне жүктейді.

Түпнұсқа жоғалса, телнұсқаны өзіңіз жасамаңыз. Сатушыдан құжатты қалпына келтіруді немесе оның есеп қағидалары бойынша растау беруді сұраңыз. Жеткілікті дәлелдер болмайынша, ММИ жеткілікті құжаттар жиынтығына сүйеніп басқа заңды шешім рәсімдемесе, сома есеп беретін тұлғаның берешегі болып қалады. Мессенджердегі хат талқылауды көрсетеді, бірақ әдетте шаруашылық операцияның фактісі мен мазмұнын растамайды.

Шұғыл апат құжаттарды жоймайды

Түнде құбыр жарылса, төраға өз өкілеттігі шегінде жылдам әрекет ете алады, бірақ таңертең ойдан шығарылған емес, нақты оқиғалар ретін қалпына келтіруге тиіс. Апат әдеттегі сатып алу рәсімінің неге болмағанын түсіндіреді. Ол орындаушының аты, жұмыстар тізімі, сома және төлем растамасы неге жоқ екенін түсіндірмейді.

Құжаттар топтамасын уақыт ретімен жинаңыз: тұрғынның өтінімі немесе диспетчер жазбасы, тексеру актісі не күні бар сурет, жауапты адамның шұғыл жұмыс туралы шешімі, мердігер деректері, келісілген баға, материал сатып алу құжаты, орындалған жұмыстар актісі және төлем құжаты. Ақша кассадан берілсе, ШКО керек. Қызметкер өз ақшасымен төлесе, өтеу туралы өтініш пен шығын тексерісін рәсімдеңіз. ММИ шотынан төленсе, шарттық негіз бен банк құжатын сақтаңыз.

Қажеттілік дәлелі мен баға дәлелін бөлек қараған пайдалы. Едендегі судың суреті апатты дәлелдейді, бірақ жөндеу құнын растамайды. Құбырдың чегі сатып алуды растайды, бірақ оның осы үйде орнатылғанын дәлелдемейді. Мекенжайы, көлемі және қолдары бар акт осы бөліктерді байланыстырады. Бір буын болмаса, тексерушіде орынды сұрақ пайда болады, ал төрағада тек естелік қалады.

Төрағада қолма-қол ақша салынған «апат конвертін» сақтау туралы кең тараған кеңес дұрыс емес. Сантехник банк жұмысын күтпейтіндіктен, ол ыңғайлы көрінеді. Іс жүзінде конверт есепке алынбаған тұрақты авансқа айналады: қалдықты күн сайын ешкім салыстырмайды, ұсақ шығындар жабылмайды, ал төраға ауысқаннан кейін дәлелдеу мүмкін емес сома табылады.

Дұрыс апат тәртібі шешімді кім қабылдайтынын, қосымша келісусіз қандай шек қолданылатынын, мердігерлермен қалай байланысатынын, қандай құжат жинау керегін және есепті қашан тапсыратынын алдын ала анықтайды. Нақты қызметкерге есеп берілетін сома немесе басқа заңды төлем тәсілі көзделуі мүмкін, бірақ ақша бәрібір касса мен есептен өтеді. Жылдамдық құжаттардан бас тарту арқылы емес, дайын процес арқылы қамтамасыз етіледі.

Мердігер БСН немесе ЖСН атаудан, чек не акт беруден немесе құжатқа қол қоюдан бас тартса, бұл «түнгі жұмыстың ерекшелігі» емес. ММИ жөндеумен бірге болашақ мәселені де сатып алады. Бас тартуды тіркеп, мүмкін болса, операцияны растай алатын орындаушыны таңдаңыз. Үйге қауіп төнсе, алдымен зиянды тоқтатыңыз, бірақ уақытша қажеттілікті құжатсыз есеп айырысудың тұрақты тәжірибесіне айналдырмаңыз.

Өкілеттіктерді бөлу төрағаны қорғайды

Бір адам есептеуді бақылаусыз жасап, ақша қабылдап, касса кітабын жүргізіп, өзінің аванстық есебін бекітіп, қалдықты салыстырмауға тиіс. Шағын ММИ-де штат бойынша толық бөлу мүмкін бола бермейді, бірақ бақылауды төраға, бухгалтер, үй кеңесі және тексеру органы арасында бөлуге болады.

Әрекеттер матрицасын бекітіңіз. Кассир қолма-қол ақшаны рәсімделген құжаттар бойынша қабылдайды және береді. Бухгалтер ордерлерді тіркеп, талдамалық есеп жүргізеді және аванстық есептерді тексереді. Төраға өз өкілеттігі шегінде шығынға рұқсат береді, бірақ өз есебін жалғыз өзі бекітпейді. Үй кеңесі немесе тексеруші кассаны, банкті, есептеулерді және растаушы құжаттарды мезгіл-мезгіл салыстырады.

Ай сайынғы бақылауды чектер салынған папканың емес, басынан соңына дейінгі іріктемелердің айналасында құрған дұрыс. Бірнеше түсімді алып, меншік иесінің түбіртегінен ККО, касса кітабы және өткізу құжаты арқылы банк көшірмесі мен дербес шотқа дейін тексеріңіз. Содан кейін бірнеше шығынды алып, смета немесе шешімнен есеп берілетін ақшаны беру, чектер мен акт арқылы аванстық есеп пен бухгалтерлік жазбаға дейін өтіңіз. Мұндай сынақ кіріс пен шығыстың жалпы сомасы жасыратын үзілістерді табады.

Қауіпті белгілерді аудитор біліктілігінсіз-ақ байқауға болады:

• ККО нөмірлері ретімен жүрмейді немесе қайталанады;
• касса кітабындағы көптеген жазба бір кеш күнмен енгізілген;
• ақша жеке карталарға тұрақты түседі;
• бір есеп беретін қызметкер аванстарды айлар бойы жаппайды;
• құжаттар сатып алуды растайды, бірақ оның үйге берілуін немесе орнатылуын растамайды.

Айырма табылса, алдымен нақты жағдайды актімен тіркеп, құжаттарды сақтаңыз. Кітап «сәйкес келуі» үшін оны қайта жазбаңыз. Жауапты адамдардан түсініктеме алып, сома мен кезеңді анықтап, түгендеу жүргізіп, дұрыс көрсету және өндіріп алу туралы шешім үшін материалдарды бухгалтер мен заңгерге беріңіз. Иемдену немесе жалған құжат жасау белгілері болса, ішкі әңгіме жеткіліксіз.

Тұрғындар үшін ашықтық та нақты болуы керек. Артық дербес деректерді ашпай, санаттар бойынша есептеулер мен шығындарды, ағымдағы және жинақ шоттарындағы қалдықтарды, нысаналы жинақтардың қозғалысын және берешекті жариялаңыз. QABAT жарналарды, борышкерлерді және тұрғындарға арналған есептілікті қамтиды, сондықтан цифрлық ізді тоқсан соңында шашыраңқы кестелерден жинамай, үйдің құжаттарымен байланыстыруға болады.

Қолма-қол ақшасыз төлем қалыпты бағыт болуы керек

Кассалық тәуекелді азайтудың ең жақсы тәсілі егде меншік иесіне қолма-қол ақша әкелуге тыйым салу емес, қолма-қол ақшасыз төлемді оңай, түсінікті және бірден сәйкестенетін ету. ММИ нақты деректемелерді, төлем мақсатын және үй-жай мен жарна түрін көрсету тәсілін беруге тиіс. Жинақ және ағымдағы төлем үшін тиісті шоттарға дұрыс бағыттар қажет.

Төрағаның телефон нөміріне аударымды ММИ-дің «қолма-қол ақшасызға ұқсас» төлемі ретінде қабылдамаңыз. Ақша заңды тұлғаның банктік шотына түсуге тиіс. Содан кейін банктің төлем құжаты меншік иесінің есептеуімен байланысады, ал көшірме күн мен соманың тәуелсіз растамасын береді. Бұл қолмен жасалатын кассалық операциялар мен даулы жағдайлардың санын азайтады.

Кассаны ерекше жағдайларға қалдырып, түсінікті кесте жариялаңыз және құжатты бірден беріңіз. Кіреберісте ақшаны алып, түбіртекті ертең әкелуге уәде бермеңіз. Адам қабылдау уақытында келе алмаса, туысының көмегімен банк төлемін немесе басқа қолжетімді заңды тәсілді ұсыныңыз, бірақ көшпелі рәсімделмеген касса жасамаңыз.

Өтуді ойдан шығарылған көрсеткіштерсіз өлшеуге болады. Ай сайын қолма-қол түсімдер үлесін, сәйкестендірілмеген төлемдер санын, қабылдау мен шотқа түсіру арасындағы орташа мерзімді, кешіктірілген аванстық есептер санын және касса айырмасының сомасын қараңыз. Мақсат есеп үшін әдемі пайыз алу емес, ерекше жағдайларды тұрақты азайту және түсіндірілмеген қалдықты нөлге жеткізу.

Дәл қазір бір бақылау күнін өткізіңіз. Кассадағы ақшаны санап, соңғы ККО-ны кітаппен салыстырыңыз, банктік түсімді тауып, ең ескі ашық авансты тексеріңіз. Тізбек үзілсе, үзілісті тіркеп, процесті ағымдағы күннен бастап заңды құжатпен түзетіңіз. Өткен күн ескі қатені емдемейді, жаңа қате жасайды.