МИБ шотын ашып, банкте кідіріп қалмаудың жолы

МИБ банк шоттарын мемлекеттік тіркеуден кейін ғана ашуы керек, ал банкке апаратын құжаттар үш нәрсені байланыстыруға тиіс: тіркелген заңды тұлғаны, сайланған төрағаны және нақты көппәтерлі үйді. Кідірістің көбі банк рәсімінің күрделілігінен емес, жиналыс хаттамасы, мемлекеттік тіркеу деректері және өтінімге қол қоятын адамның өкілеттігі бір-біріне сәйкес келмегендіктен туындайды.

Үйдің қалыпты жұмысына екі бөлек шот қажет. Ағымдағы шотқа ортақ мүлікті басқару мен күтіп ұстауға арналған жарналар түседі, ал жинақ шотында күрделі жөндеуге арналған қаражат жиналады. Бір қарапайым шот ашып, екі мақсатты кестеде бөлек жүргізуге болмайды: заң ақшаны ішкі есеп жолдары бойынша емес, банк шоттары бойынша бөледі.

Алдымен МИБ-ті тіркеңіз, содан кейін банкке барыңыз

Банк бастамашыл топқа, үйге немесе төрағаға жеке тұлға ретінде емес, заңды тұлға ретіндегі МИБ-тің өзіне шот ашады. Қазақстан Республикасының «Тұрғын үй қатынастары туралы» заңының 50-бабы МИБ-тің заңды тұлға құқықтарын иеленуін мемлекеттік тіркеумен байланыстырады. Тіркеу аяқталып, БСН мемлекеттік базада пайда болғанға дейін банктің банк шоты шартын жасайтын клиенті жоқ.

Бұл түсінікті көрінгенімен, іс жүзінде төраға дауыс беруден кейін жиналыс хаттамасын алып бірден банкке барады. Хаттама меншік иелерінің шешімін дәлелдейді, бірақ тіркеуді алмастырмайды. Банк МИБ-тің тұрақты шотын «алдын ала» рәсімдей алмайды, ал жарналарды төрағаның жеке картасына аудару басқа мәселе туғызады: үйдің ақшасы жеке қаражатпен араласады, төлем мақсаты жоғалады, қалдықты келесі төрағаға даусыз тапсыру қиындайды.

Банкке бармас бұрын мемлекеттік тіркеу туралы үзіндіні немесе анықтаманы тексеріңіз. Онда МИБ-тің толық атауы, БСН, мекенжайы және басшысы дұрыс көрсетілуі керек. Осы мәліметтерді хаттамамен әр әрпіне дейін салыстырыңыз. Үй нөміріндегі, корпустағы, тектің жазылуындағы немесе сайлау күніндегі айырма банк қызметкері деректерді мемлекеттік базамен салыстырған сәтке дейін ғана ұсақ нәрсе болып көрінеді.

Төрағаның өкілеттік мерзімін де бөлек тексеріңіз. Заңның қолданыстағы редакциясы бойынша төраға үш жылға сайланады. Банк ескі хаттаманы көрсе, ал тізілімде басқа басшы тұрса, өтінімді нотариат куәландырған қол қою үлгілері де құтқармайды: нотариус адамның қолын растайды, бірақ заңды тұлғаның деректерін түзетпейді.

ПИК-тен ауысу кезеңіне арналған пайдалы қағида бар: жаңа шот ескі кооперативтің атына ашылмайды және оны МИБ деп «қайта атауға» болмайды. Бұлар екі бөлек заңды тұлға. МИБ өз шоттарын ашады, содан кейін құжаттарды қабылдап, үйге тиесілі ақшаның тиісті негіздер бойынша аударылуына қол жеткізеді. ПИК шоты арқылы жұмысты жалғастыру қаражатқа билік етуді бұрынғы шот иесінде қалдырады.

Ағымдағы және жинақ шоттарын араластыруға болмайды

Ағымдағы шот үйдің күнделікті шаруашылығына керек, ал жинақ шоты ортақ мүлікті күрделі жөндеуге қаражат жинауға ғана арналған. Айырманы банк жарнамасындағы тариф атауы емес, ақшаның мақсаты белгілейді. Ұлттық Банк Басқармасының № 207 қаулысымен бекітілген Клиенттердің банктік шоттарын ашу, жүргізу және жабу қағидаларында банк шоттары ағымдағы, жинақ және корреспонденттік болып бөлінеді. Тұрғын үй заңнамасы содан кейін үйдің екі шотына арнайы мақсат береді.

Ағымдағы шотқа ағымдағы жарналар және меншік иелері тиісті шешім қабылдаған кезде нысаналы жарналар түседі. Осы шоттан басқару, ортақ мүлікті күтіп ұстау, үйдің ортақ қажетіне жұмсалған коммуналдық ресурстар, мердігерлер және бекітілген шешімдер мен смета шегіндегі басқа шығындар төленеді. Бұл шот үнемі қозғалыста болады: тұрғындар төлейді, МИБ шарттар бойынша есеп айырысады, төраға бастапқы құжаттарды сақтайды, ал есеп әр түсім мен шығысты көрсетеді.

Жинақ шотына күрделі жөндеуге арналған жинақ жарналары түседі. Бұл ақша үйге және жинақ мақсатына бекітілген. Заң оны күрделі жөндеуге ғана жұмсауға рұқсат етеді және қаражатты пайдалану үшін жиналыс шешімін талап етеді. Тазалау, жалақы немесе шұғыл ағымдағы жөндеу бойынша уақытша ақша жетіспеушілігін осы шоттан жауып, соманы бір айдан кейін қайтарамын деуге болмайды. Жақсы ниет шоттың мақсатын өзгертпейді.

Тек ағымдағы шот ашып, жинақты бөлек талдамалық есепте белгілеу туралы кең тараған кеңес екі себеппен қате. Біріншіден, меншік иелері қаражаттың банк деңгейінде бөлінуін көрмейді және төрағаның есебіне ғана сүйенеді. Екіншіден, тыйым салу, төлем дауы немесе басшы ауысқан кезде жалпы қалдықтың бір бөлігінің мақсатын дәлелдеуге тура келеді. Бөлек жинақ шоты шекараны үзіндіде анық көрсетеді және заңдағы құрылымға сай келеді.

Әр кондоминиум объектісі үшін өзінің шоттары ашылады. Бірнеше үйді басқаратын басқарушы компания бухгалтериясы қалдықты дербес шоттар бойынша бөле алса да, барлық үйдің жарнасын бір ортақ ақша қорына қабылдамауы керек. Банктік оқшаулау басқару ауысқан кезде үйді қорғайды және үй кеңесіне өз сметасын бөтен операцияларға қол жеткізбей-ақ үзіндімен салыстыруға мүмкіндік береді.

Банк таңдағанда жай ғана «МИБ депозиті» туралы емес, кондоминиум объектісінің ортақ мүлкін күрделі жөндеуге ақша жинайтын жинақ шоты туралы сұраңыз. Заңды тұлғаның кәдімгі мерзімді депозитінде үйдің ай сайынғы жарналарына сай келмейтін толықтыру, мерзімінен бұрын алу немесе орналастыру мерзімі бойынша шектеулер болуы мүмкін. Мақсат шарттан және банк өнімінің атауынан анық көрінуі керек.

Құжаттар топтамасы бес бөліктен тұрады

Толық жинақты құжаттың қызметіне қарай құрастырған дұрыс, өйткені банктердің тізімдері нысаны мен өтінім беру арнасына қарай өзгереді. № 207 қағидалар негізді белгілейді, ал банк оған өз сауалнамаларын, өтінімдерін және клиентті тиісінше тексеру талаптарын қосады. Мысалы, Halyk жариялаған заңды тұлғалар тізіміне тіркеу құжаттары, құрылтай құжаттары, қол қоюшылардың жеке куәліктері, олардың өкілеттігін растау, мекенжай туралы мәлімет және қол қою үлгілері бар құжат кіреді. Банк кейбір деректі мемлекеттік жүйелерден өзі ала алады, сондықтан дәл МИБ үшін қолданыстағы тізімді алдын ала сұраңыз.

Бес топты дайындаңыз:

1. Тіркеу мәліметтері: мемлекеттік тіркеу туралы анықтама немесе басқа қолжетімді құжат, БСН, МИБ-тің толық атауы және заңды мекенжайы.
2. Құрылтай негізі: МИБ соның негізінде жұмыс істейтін үлгілік жарғы және коммерциялық емес ұйым нысаны туралы мәлімет.
3. Меншік иелерінің шешімдері: басқару нысанын таңдау, МИБ құру және төрағаны сайлау туралы хаттама, сонымен бірге дауыс беру мен жиналыс өкілеттігін растайтын қосымшалар.
4. Қол қоюшылардың құжаттары: төрағаның және қол қою құқығы бар басқа адамдардың жеке куәлігі, қол қою үлгілері бар құжат, ал өтінімді өкіл берсе, тиісті сенімхат.
5. Банк нысандары: өтінім, шарт, клиент сауалнамасы, қатынас мақсаты мен болжамды операциялар туралы мәлімет, байланыс нөмірі, электрондық пошта және қашықтан банк қызметіне қосылу құжаттары.

МИБ-тің ұйымдық-құқықтық нысаны тізілімде көрініп тұрса да, үлгілік жарғы маңызды. Заң МИБ бекітілген үлгілік жарғы негізінде әрекет ететінін айтады. Оны ескі ПИК-тің еркін жазылған жарғысымен алмастырмаңыз және үлгілік мәтінді үйдің дағдысына қарай өзгертпеңіз. Қызметкер «тіркеу мөрі бар жарғыны» сұраса, электрондық мемлекеттік жүйе арқылы тіркелген МИБ үшін банк қандай құжатты қабылдайтынын нақтылаңыз.

Мөр мәселесін бөлек тексеру қажет. МИБ коммерциялық емес ұйым, ал № 207 қағидалардың 46-тармағы жеке кәсіпкерлік субъектілеріне жатпайтын заңды тұлғалар үшін 3-қосымшадағы қол қою үлгілері бар құжат нысанын қолданады. Бұл нысанда мөр бедерінің үлгісі бар. Сонымен бірге коммерциялық емес ұйымдар туралы заңнама мөр ұстауды құқық ретінде тұжырымдайды. Іс жүзінде бұл қайшылық банкке бармай тұрып шешіледі: банкке МИБ үшін қай нысанды қолданатыны және таңдалған ашу тәсіліне мөр бедері қажет пе екені туралы жазбаша сұрақ жіберіңіз.

Төрағалар чатындағы ескі әмбебап тізімді басып шығарып, барлық құжатты жаппай нотариатта куәландырмаңыз. Артық куәландыру әлсіз хаттаманы түзетпейді, ал ескі тізімдер күші жойылған нысандарға жиі сілтеме жасайды. Күні көрсетілген тізімді алыңыз немесе банктің жауабын сақтаңыз, содан кейін әр тармақтың тұсына дайындалған файл мен түпнұсқаның атауын жазыңыз.

Хаттама төрағаға анық өкілеттік беруі керек

Банк МИБ-тің бар екенін ғана емес, нақты адамның оның атынан әрекет ету құқығын да тексереді. Заң төрағаға МИБ атынан сенімхатсыз өкілдік етуге рұқсат береді, бірақ банк мемлекеттік базадағы басшы мәліметін хаттамамен және жеке куәлікпен бәрібір салыстырады. Өкілеттік тізбегі үзілсе, қызметкер меншік иелерінің еркін болжауға тиіс емес.

Хаттамада басқару нысанын таңдау, МИБ құру және төрағаны сайлау туралы дәл шешімдер болуы керек. «Бастамашыл топты бекітіп, құжаттарды рәсімдеуді тапсыру» деген тұжырым төрағаны сайлауға тең емес. Тегін, атын, бар болса әкесінің атын, өкілеттік мерзімін және тиісті мәселе бойынша дауыс беру нәтижесін көрсетіңіз. Объектінің мекенжайы мен МИБ атауы тіркеу деректерімен сәйкес келуге тиіс.

Төраға заң бойынша МИБ жұмысын қамтамасыз етіп, сенімхатсыз әрекет етсе де, шот ашу туралы шешімді бөлек тұжырымдаған пайдалы. Шот түрлерін, олардың мақсатын және банк құжаттарына қол қою өкілеттігін жазыңыз. Меншік иелері екінші қолды, төлем лимитін немесе ірі аударымдарды үй кеңесімен алдын ала келісуді қаласа, оны да анық шешіммен рәсімдеп, кейін банк баптауларына дәл көшіріңіз.

Ең жағымсыз қате жиналыс хаттамасы мен тіркеу жазбасы екі бөлек жағдайды көрсеткенде туындайды. Мысалы, жиналыс Айгүл Садықованы сайлады, тіркеуге өтінімді бұрынғы өкіл берді, ал базада басқа адам басшы болып қалды. Айгүл жеке куәлігімен және хаттамамен банкке келеді, бірақ банк өтініш берушінің тіркелген басшымен сәйкес келмейтінін көреді. Бұл жерде операциялық қызметкермен дауласпау керек. Алдымен заңды тұлға туралы мәліметті түзетіп, өзекті растауды алыңыз, содан кейін өтінімді қайта беріңіз.

Хаттаманың қосымшаларын онымен бірге сақтаңыз. Банкке бюллетеньдердің бәрі қажет болмауы мүмкін, бірақ қатысушылар тізімінің, дауыс беру парақтарының немесе қолдардың жоқтығы шешімнің жарамдылығы туралы сұрақ туғызады. Жиналыс төрағасы мен хатшысының қолы, күн, дауыс беру тәсілі және әр мәселе бойынша қорытынды көрсетілген беттерді әсіресе мұқият тексеріңіз.

Бухгалтерге «барлық ұйымдарда мүддені білдіру» деген жалпы сөздермен қарапайым сенімхат беріп, оны шот ашуға және басқаруға жеткілікті деп есептемеңіз. № 207 қағидаларда өкіл әрекет еткен кезде жинақ шотын ашу және ондағы ақшаға билік ету құқығына нотариат куәландырған сенімхат бөлек аталады. Өкілеттік мазмұны нақты операцияны қамтуы керек, ал банк өкілдің жеке басы мен сенімхат мерзімін тексере алады.

Қол қою үлгілерін нақты төлем тәртібіне сай рәсімдеңіз

Қол қою үлгілері бар құжат шот операциялары кезінде банк кімнің келісімін қабылдайтынын белгілейді. Бұл клиент құжаттамасына қосылатын сәндік парақ емес. Лауазымдағы, тектегі, қол қою кезегіндегі немесе мөр бедеріндегі қате кейін, мердігерге шұғыл төлем дайын болғанда, банк оны қабылдамай қойған сәтте білінеді.

№ 207 қағидалар қолдардың түпнұсқалығын растаудың екі жолын атайды. Банктің уәкілетті қызметкері құжатқа қолы енгізілген адамдар өзі келген кезде оны растай алады. Екінші жолы құжатты нотариатта куәландырудан тұрады. Сондықтан нотариус әрдайым міндетті емес: барлық қол қоюшы бөлімшеге келіп, банк құжатты сол жерде рәсімдесе, қолдарды оның қызметкері растайды. Қашықтан ашу кезінде тәртіпті банк электрондық сәйкестендіру және қол қою арқылы белгілейді.

МИБ-те бірінші қол әдетте төрағаға тиесілі. Екінші қол меншік иелері басқа адамға ақшаны басқаруға шынымен өкілеттік беріп, бұл тәртіп құжаттарда көрсетілген кезде қосылады. Әр төлемге қол қоюы керегін анықтамай тұрып, тексерушіні немесе үй кеңесінің мүшесін «бақылау үшін» қоспаңыз. Тексеру бақылауы мен банктік қол қою құқығы екі бөлек міндетті атқарады: тексеруші операцияларды тексереді, ал қол қоюшы оларды орындауға рұқсат береді.

Қол қою үлгілерін рәсімдемес бұрын қарапайым матрица толтырыңыз:

• Ағымдағы шот төлемі үшін құжатты кім жасайтынын, кім қол қоятынын, қандай лимит барын және қай шарт, акт немесе шот негіз болатынын жазыңыз.
• Жинақ шотынан аударым үшін банктік қол қою тәртібін, жиналыс шешіміндегі соманы және күрделі жөндеу құжаттарын көрсетіңіз.
• Қол қоюшы ауысқанда жаңа құрамды хаттамамен және өзекті тіркеу деректерімен байланыстырыңыз.

Бұл матрица жиналыс шешімін немесе банк нысанын алмастырмайды. Ол өтінімге дейін қайшылықты көрсетеді: мысалы, бухгалтер интернет-банкте төлем жасайды, бірақ меншік иелері оған қол қою құқығын бермеген; немесе хаттама екі қолды талап етсе де, банк жалғыз қолмен растауды баптаған.

Төраға ауысқан кезде ескі қол қою үлгілері өздігінен жаңармайды. Жаңа басшы тіркеу мәліметтерін өзгертіп, сайлау туралы шешімді ұсынуға және банк рәсімі бойынша жаңа қол қою үлгілері бар құжат толтыруға тиіс. Өзгеріс аяқталғанға дейін бұрынғы токенді, құпиясөзді немесе телефонды жаңа адамға бермеңіз. Банк құқықтарды ресми түрде ауыстыруы керек, ал МИБ құрылғылар мен құжаттарды актімен тапсыруға тиіс.

Төраға уақытша қол қоя алмаса, интернет-банкке басқа адамды ауызша тапсырмамен қоспаңыз. № 207 қағидалардың 54-тармағы уақытша қол қою үлгілері бар құжатты қарастырады. Алдымен уақытша өкілеттіктің негізін рәсімдеңіз, содан кейін банк тәртібін белгілі бір мерзімге өзгертіңіз.

Өтінім банк хабарламасымен емес, деректемелерді тексерумен аяқталады

Банк МИБ-ке осындай арнамен қызмет көрсетсе, өтінімді бөлімшеде немесе қашықтан беруге болады. Онлайн тәсіл «құжатсыз» дегенді білдірмейді: банк сол заңды мәліметтерді алады, басшы мен қол қоюшыларды тексереді, клиентті тиісінше тексеруден өткізеді және шартты электрондық түрде рәсімдейді. Мысалы, Freedom Bank-тің МИБ сервисіне арналған нұсқаулығында жасалған құжаттарды ҰКО ЭЦҚ-сымен қол қою сипатталған. Бұл ыңғайлы арна, бірақ мерзімі өткен ЭЦҚ немесе базадағы басшы сәйкессіздігі оны бөлімшеге бару сияқты тоқтатады.

Жұмыс реті бес қадамнан тұрады:

1. Таңдалған банктен МИБ-ке арналған тізімді, екі шоттың тарифін және қашықтан қызмет көрсету шарттарын сұраңыз.
2. Хаттаманы, тіркеуді, жеке куәліктерді, мекенжайды, телефондарды, ЭЦҚ-ны және болашақ қол қою тәртібін салыстырыңыз.
3. Ағымдағы және жинақ шоттарын мақсаты бөлек екі өнім ретінде, бірақ бір өзекті корпоративтік мәліметтер жинағымен ұсыныңыз.
4. Банктің қызмет пен операциялар туралы сауалнамасына нақты жауап беріңіз: меншік иелерінің жарналары, үйді күтіп ұстау төлемдері және күрделі жөндеу жинағы.
5. Шоттар ашылғаннан кейін шарттарды, IBAN нөмірлерін, шот мақсаттарының растамасын, қол қою баптауларын және интернет-банкке қол жеткізуді алыңыз.

Сауалнама үшін айналым көлемін ойдан шығармаңыз. Бекітілген сметаны, үй-жай санын, жарна мөлшерін және төлем кестесін алып, күтілетін айлық түсімді есептеңіз. Банк бұл сұрақтарды клиенттің қалыпты әрекетін түсіну үшін қояды. Кездейсоқ дөңгелек соманы жазсаңыз, алғашқы жаппай жарна түсімі клиент профиліне сәйкес емес болып көрінуі мүмкін.

Деректемелердегі алушыны бірден тексеріңіз. Онда МИБ-тің толық атауы мен БСН тұруы керек. Жинақ өнімінің мақсаты күрделі жөндеуге қаражат жинауға сай келуге тиіс. Әр шоттың ашылғаны туралы анықтаманы және нөлдік қалдықпен сынақ үзіндісін сақтаңыз: бұл құжаттар биллинг ұйымына, бухгалтерге, үй кеңесіне және бұрынғы басқарудан істерді қабылдағанда қажет болады.

Ағымдағы шотқа шағын сынақ төлемін жасап, бүкіл тізбекті тексеріңіз: төлем мақсатының дұрыстығын, түсімнің үзіндіде көрінуін, төлеушінің көрсетілуін және құжатты жүктеу мүмкіндігін. Жинақ шоты бойынша рұқсат етілген толықтыру тәсілін және шығыс операциясынсыз төлем мақсатының көрінуін тексеріңіз. Сынақты бүкіл үйден тексерілмеген деректемеге ақша жинап емес, төрағаның өз ақшасымен және түсінікті мақсатпен өткізген дұрыс.

Банк өтінімді көбіне сәйкессіздіктер үшін қайтарады

Түзетуге қайтару мен ресми бас тартуды ажырату керек. Хаттаманың бір беті жетіспесе, ЭЦҚ мерзімі өтсе немесе мекенжай басқаша жазылса, банк әдетте рәсімдеуді тоқтатып, құжаттаманы толықтыруды сұрайды. Ресми бас тарту банктің іскерлік қатынас орнатпауға шешім қабылдағанын немесе заң талаптары мен ішкі тәуекел бағасы бойынша оны орната алмайтынын білдіреді. Екі жағдайда да жазбаша немесе жүйеде сақталған түсіндірмені сұраңыз, әйтпесе түзету болжамға айналады.

Жиі кездесетін себептерді өтінімге дейін тексеруге болады:

• Өтінімдегі басшы, атау, БСН немесе мекенжай мемлекеттік база мен хаттамаға сәйкес келмейді.
• Хаттамада төрағаны сайлау туралы анық шешім жоқ, мерзім аяқталған немесе міндетті қолдар мен қосымшалар жетіспейді.
• Қол қою үлгілері бар құжат тиісті нысанмен рәсімделмеген, қол қоюшылар келмеген, екінші қол қоюшының өкілеттігі расталмаған немесе мөр үлгіге сай емес.
• Өкіл қажетті шотты ашу және оны басқару құқығы жоқ жалпы, мерзімі өткен немесе дұрыс куәландырылмаған сенімхат ұсынған.
• Банк клиентті, өкілді немесе операцияларды бақылайтын адамдарды сәйкестендіруді аяқтай алмаған не мақсаттар мен күтілетін төлемдер туралы қайшы жауап алған.

Мәселенің тағы бір тобы өнім таңдаумен байланысты. Қызметкер заңды тұлғаға кәдімгі ағымдағы шот ашып, екінші шарттың күрделі жөндеу жинағына арналуы керегін түсінбеуі мүмкін. Немесе бөлімше тұрақты толықтыруға келмейтін мерзімді депозит ұсынады. Атауында «жинақ» сөзі бар деп өнімге келіспеңіз. Шарттан толықтыру режимін, ақша жұмсау тәртібін, мерзімді, сыйақы есептеу жолын және қаражат мақсатын көрсетуді сұраңыз.

Үйлер ПИК-тен жаппай ауысқанда тағы бір кідіріс себебі шығады. Құжаттарда ескі және жаңа атау араласады, қалдықты қайтару үшін кооператив шоты көрсетіледі немесе МИБ тіркеу құжатының орнына қабылдау-тапсыру актісі беріледі. Екі үдерісті бөліңіз. Алдымен банк жаңа заңды тұлғаға оның құжаттамасы бойынша шот ашады. Содан кейін МИБ бұрынғы басқарушыға деректемелерді беріп, ақша мен құжаттарды тапсыру жөніндегі рәсімделген талабын ұсынады.

Қызметкер жарияланған тізімде жоқ құжатты талап етсе, терезе алдында дауласпаңыз. Негізін атауды және сұрауды банктің жауапты бөлімшесіне жіберуді өтініңіз. Құжат сәйкестендіру немесе өкілеттікті растау үшін керек болуы мүмкін, бірақ оның атауы дәл айтылмаған шығар. Мысалы, МИБ-ке қатысты «құрылтайшы шешімін» сұрау көбіне компанияның жалғыз иесінің шешімін емес, меншік иелері жиналысының хаттамасын білдіреді.

Екінші рет бас тартылса, басқа банктің талабын салыстырыңыз, бірақ түзетілмеген құжаттар жинағын сол күйінде апармаңыз. Банктердің сауалнамалары мен арналары бөлек болғанымен, бәрі тіркеуді, өкілеттікті және жеке басты тексереді. Мәселе хаттамада немесе мемлекеттік жазбада болса, ол МИБ-пен бірге кез келген бөлімшеге барады.

Тарифтен гөрі шотты басқару мүмкіндігі маңызды

Банкті тек шотты тегін ашатынына қарап таңдау алысты болжамайды. Негізгі шығындар мен тәуекелдер күнделікті жұмыста пайда болады: төлем комиссиясы, қолма-қол ақша қабылдау, интернет-банк, қол жеткізу құралдарын шығару, анықтамалар, қозғалыссыз шотқа қызмет көрсету және қол қоюшыны шұғыл ауыстыру. Бірыңғай тариф құжатын сұрап, үй сметасы бойынша әдеттегі бір айды есептеңіз.

Тұрғындардың қалай төлейтінін тексеріңіз. IBAN аударымға жарайды, бірақ жаппай төлемде тұрақты мақсат пен пәтерді анықтау тәсілі керек. Банк үзіндісінің жүктелетін нұсқасында төлеушінің аты, төлем мақсаты және операция сілтемесі бар-жоғын біліңіз. Бухгалтер төлем делдалынан кім төлегені көрсетілмеген жалпы сома алса, банктің төмен комиссиясы жарналарды дербес шоттарға бөлуге көмектеспейді.

Интернет-банкке қол жеткізуді рөлдер бойынша баптаңыз. Төлемді дайындайтын адам оны әрдайым соңғы рет растамауы керек. Төрағаға кезек пен үзінділерді бақылау қажет, бухгалтерге құжат жасау және операцияларды экспорттау жеткілікті болуы мүмкін, ал тексерушіге төлемді өзгерту құқығынсыз көру мүмкіндігі пайдалы. Банк қажетті рөл бөлінісін қолдамаса, орнын толтыратын рәсімді МИБ шешімімен бекітіп, әрекеттер журналын тұрақты жүктеңіз.

Шарттың бес талабын нақтылаңыз:

• жинақ шотын ай сайын көптеген төлеммен толықтыруға бола ма;
• күрделі жөндеуге арналған ақшаны кім және қандай негізбен ала алады;
• кіріс төлемдеріне, аударымдарға және анықтамаларға қандай комиссия салынады;
• қол қоюшылар қалай өзгереді және банк өзгерісті қанша уақытта өңдейді;
• МИБ үзіндіні, қалдық растамасын және электрондық құжаттар мұрағатын қалай алады.

Шотты басқаруды ауыстыру жоспарынсыз мердігер бухгалтердің жеке телефон нөміріне байламаңыз. Корпоративтік байланыс, қалпына келтірудің қосалқы тәсілі және берілген құрылғылар тізімі бір адамға емес, МИБ үдерісіне тиесілі болуы керек. Бухгалтермен шарт тоқтағанда қол жеткізу өкілеттік аяқталған күні өшіріледі, содан кейін белсенді сеанстар, сенімді құрылғылар және қол қоюды күтіп тұрған төлемдер тексеріледі.

Интернет-банк қолжетімсіз болғандағы тәртіпті де сұраңыз. Үйдегі апат банктің қолды тексеруін жоймайды. МИБ қағаз төлемді қай бөлімше қабылдайтынын, қандай түпнұсқа керегін және қосалқы қол қоюшыны алдын ала тіркеуге бола ма екенін білуі керек. Бұл артық құқық таратуға себеп емес, су басқан жертөленің жанында түнде өкілеттік ойлап таппау амалы.

Ашылған шоттарды есепке дұрыс қабылдау керек

«Шот ашылды» деген хабар тапсырманы аяқтамайды. Төраға бухгалтер мен үй кеңесіне түсінікті жинақ өткізіп, жарна қабылдауды баптап, қай шоттың не үшін қолданылатыны туралы дәлелдерді сақтауға тиіс. Мұны істемесе, бір айдан кейін тұрғындар әртүрлі деректемеге төлей бастайды, ал жинақ жарналарының бір бөлігі ағымдағы шотқа түседі.

Әр шоттың паспортын жасаңыз: иесінің толық атауы, БСН, банк, БСК, IBAN, шот түрі мен мақсаты, шарт күні, қол қоюшылар тізімі, келісу тәртібі және үзінді сақталатын жер. Жеке куәліктерді, қалпына келтіруге арналған телефон нөмірлерін және банкке кіру құралдарын жарияламаңыз. Тұрғындарға алушы деректемелері, төлем мақсаты және пәтерді немесе үй-жайды қалай көрсету керегі туралы анық ереже жеткілікті.

Ағымдағы және жинақ есептеулері төлем құжатында бөлек жолдармен көрсетілуге тиіс. Биллинг ұйымы бірыңғай төлем құжатын жасаса, оған екі IBAN-ды да беріп, жаппай шығарылымға дейін сынақ түбіртегін тексеріңіз. «Күрделі жөндеу» деген жол атауы дұрыс бағытқа кепіл болмайды: төлемнің нақты қай банк шотына кететінін бақылаңыз.

ПИК-тен істерді қабылдағанда банк үзінділерін, берешек тізілімдерін, шарттарды, бастапқы құжаттарды және үй бойынша қалдықтарды сұраңыз. Берілетін соманы банк құжаттарымен және бекітілген мақсаттармен салыстырыңыз. «Қаржы құжаттары берілді» деген бір жолдық акт жеткіліксіз: үзінді кезеңдерін, шот нөмірлерін, тапсыру күніндегі қалдықтарды және табылған айырмаларды тізіңіз.

Тұрғындарға «өтпелі бір айға» ескі деректемені бермеңіз. Ескі бағыт бойынша есептеу тоқтайтын күнді белгілеңіз, меншік иелері мен жеткізушілерге жазбаша хабарлаңыз, содан кейін қате төлемдерді бақылаңыз. ПИК шотынан ақшаны қайтару сол шот иесінің әрекетіне байланысты, сондықтан ерте хабарлау МИБ кейін іздеуге мәжбүр болатын аударым санын азайтады.

Шот шарттарын, қол қою үлгілерін, банк өтінімдерін және хат алмасуды үйдің қаржы құжаттарымен бірге сақтаңыз. Заң төрағаға ағымдағы және жинақ шоттарындағы операцияларға қатысты құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету міндетін жүктейді. Электрондық мұрағат телефон, бухгалтер және төраға ауысқаннан кейін де қолжетімді болуы керек.

Үзінді меншік иелерінің шешімдерімен сәйкес келуі керек

Шот ашылғаннан кейін төраға МИБ үшін банк жасамайтын тәртіпке жауап береді. Банк қолды тексеріп, шарт шегінде өкімді орындайды, бірақ нақты мердігер төлемінің бекітілген сметаға немесе жиналыс шешіміне сай екенін білмейді. Бұл байланысты МИБ құжаттары растайды.

Әр шығыс төлеміне негіз сақтаңыз: шығын түріне қарай шарт, шот, орындалған жұмыс актісі, жиналыс шешімі немесе бекітілген смета. Төлем мақсатында затын, құжаттың нөмірі мен күнін, кезеңді және үй мекенжайын көрсетіңіз. «Қызмет үшін» деген сөз төлем жасау кезінде бірнеше секунд үнемдеп, тексеріс барысында бірнеше сағат жоғалтады.

Жинақ шотын кез келген шұғыл жұмысқа арналған қор ретінде пайдаланбаңыз. Күрделі және ағымдағы жөндеу жұмыстың көлемі мен мақсаты бойынша ерекшеленеді, ал жинақты жұмсау туралы шешімді жиналыс қабылдайды. Құбыр жарылса, шұғылдықтың өзі бір бөлікті ауыстыруды бүкіл ортақ мүлікті күрделі жөндеуге айналдырмайды. Алдымен шығынның құқықтық және сметалық негізін анықтап, содан кейін шотты таңдаңыз.

Үй кеңесі мен тексеруші меншік иелерінің шешімінсіз ақшаға билік ету құқығын бермейтін режимде үзінді алуы керек. Заң меншік иелеріне ағымдағы және жинақ шоттарының жағдайы туралы ақпарат алу құқығын береді, ал төрағаны дербес деректерді қорғау талаптарын ескере отырып, жазбаша талап бойынша тиісті қаржы құжаттарын ұсынуға міндеттейді. Демек, ашықтық интернет-банк құпиясөзін таратуға емес, тұрақты есеп пен қолжетімді көшірмелерге сүйенеді.

QABAT шот ашу кезеңін МИБ тіркеуімен, үй құжаттарымен, есептеулермен және есептілікпен байланыстырады, сондықтан деректемелер меншік иелерінің шешімдерінен бөлек қалмайды. Бұл ретте МИБ шоттардың иесі болып қалады және қол қоюшылар өкілеттігіне, банк шарттарына әрі әр төлемнің заңды мақсатына өзі жауап береді.

Алғашқы салыстыруды жыл соңында емес, алғашқы жаппай есептеуден кейін өткізіңіз. Есептеу тізілімін, әр IBAN бойынша түсімді, анықталмаған төлемдерді және банк комиссияларын салыстырыңыз. Жинақ жарнасы ағымдағы шотқа түссе, бағытты түзетіп, аударымды бірден құжаттаңыз. Бір жылдан кейін мұндай қате түбіртектегі бір қате жолдан басталса да, ақшаны жүйелі араластыру болып көрінеді.

Банк айын қысқа салыстыру актісімен жабыңыз. Онда бес бақылау сомасы жеткілікті:

• ағымдағы шоттың ай басы мен ай соңындағы қалдығы;
• түскен ағымдағы және нысаналы жарналар;
• төленген шығындар мен банк комиссиялары;
• жинақ шотының қалдығы және жинақ түсімдерінің сомасы;
• анықталмаған, қайтарылған және қате бағытталған төлемдер.

Әр шотқа арналған формула қарапайым: бастапқы қалдыққа түсімді қосып, шығысты азайтқанда банк үзіндісіндегі соңғы қалдық шығуы керек. Содан кейін бухгалтер түсімдерді есептеу тізілімімен, ал шығыстарды бастапқы құжаттармен салыстырады. Арифметика сәйкес келсе де, төлеген адамның тізілімде берешегі тұрса, банк қалдығын қолмен жазбамен түзетпей, төлемді сәйкестендірудегі қатені іздеңіз.

Банктің бастапқы үзіндісін өзгертпей сақтап, төлемдерді бөлуге арналған жұмыс файлын бөлек ұстаңыз. Банк құжаты ақша қозғалысы болғанын көрсетеді, ал жұмыс тізілімі операцияның қай пәтерге, кезеңге немесе шартқа қатысты екенін түсіндіреді. Осы екі қызмет бір кестеге араласса, төлеушінің тегін түзету тексерушіге бұрын көрсетілген тарихи деректі байқатпай өзгертуі мүмкін.

Екі шот арасындағы қате төлемнің есептегі атауын жай ғана өзгертуге болмайды. Алдымен аударымға негіз жол бере ме және қандай шешім қажет екенін анықтаңыз, содан кейін анық мақсатпен нақты банк операциясын өткізіңіз. Екі үзіндіде өзара байланысты жазбалар жұбы пайда болуы керек, ал оларға қызметтік жазба мен растайтын құжат тіркеледі. Әйтпесе банк ақшаны қате шотта сақтап тұрса да, есеп қаражат бөлінді деп көрсетеді.

Тоқсан сайын банктік қол жеткізу құқықтарын қызметкерлердің қолданыстағы тізімімен және МИБ шешімдерімен салыстырыңыз. Жұмыстан кеткен бухгалтерді өшіріңіз, уақытша өкілеттікті жабыңыз, қалпына келтіру телефонын тексеріңіз және үй кеңесінде құпия кіру деректерінсіз өзекті реквизиттер бар екеніне көз жеткізіңіз. Банк құжаттамасы сирек бір үлкен оқиғадан бұзылады. Ол нөмір, сенімхат немесе қол қоюшы ауысқан сайын шынайы жағдайдан біртіндеп алыстап, шұғыл төлем күні ғана байқалады.

Банкті ауыстырғанда жаңа деректеме алынған күні ескі шоттарды жаппаңыз. Алдымен бұрынғы IBAN бойынша есептеуді тоқтатыңыз, меншік иелері мен мердігерлерге хабарлаңыз, өңделіп жатқан төлемдерді күтіңіз және үзінділердің толық мұрағатын жүктеңіз. Қалдықтарды ағымдағы және жинақ ақшасына арналған құжатталған негіздер бойынша бөлек аударыңыз. Жинақ қаражатын ағымдағы ақшамен бір аралық күнге де араластыруға болмайды. Нөлдік үзіндіден кейін шартты жауып, жабылғаны туралы растауды алыңыз және оны банк ауыстыру шешімімен бірге сақтаңыз.